Obowiązek informacyjny RODO

W związku z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: “RODO”) informujemy Cię o przetwarzaniu Twoich danych osobowych w procesie rekrutacji.

1. KTO JEST ADMINISTRATOREM TWOICH DANYCH OSOBOWYCH I JAK MOŻESZ SIĘ Z NAMI SKONTAKTOWAĆ?

Quad/Graphics Europe Sp. z o.o. z siedzibą w Wyszkowie, 07-200 Wyszków, ul. Pułtuska 120, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000029585, REGON: 570775337, NIP: 7642085674, z kapitałem zakładowym w wysokości 160.857.000,00 PLN (dalej: QGE) jest administratorem Twoich danych osobowych w związku z udziałem w procesie rekrutacji. W razie pytań dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz przysługujących Ci praw, skontaktuj się z naszym pracownikiem odpowiedzialnym za ochronę danych osobowych drogą mailową na adres: rodo@quad.eu lub pocztą tradycyjną na adres: Quad/Graphics Europe Sp. z o.o., ul. Pułtuska 120, 07 200 Wyszków z dopiskiem: „Dot. ochrony danych osobowych”.

2. JAKIE DANE OSOBOWE PRZETWARZAMY, W JAKICH CELACH I NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ?

  • w celu umożliwienia Ci aplikowania na ofertę pracy QGE przetwarzamy podane przez Ciebie dane osobowe zawarte w Twojej aplikacji; podstawa prawna: art. 221 Kodeksu pracy, w którym wymienione są dane osobowe jakich może wymagać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celu umożliwienia Ci kontaktu z nami i udzielenia odpowiedzi na Twoje pytania, przetwarzamy dane osobowe podane przez Ciebie w Twojej aplikacji, tj. imię i nazwisko, numer telefonu, adres email, adres korespondencyjny; podstawa prawna: art. 221 Kodeksu pracy, w którym wymienione są dane osobowe jakich może wymagać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celu realizacji działań wykonywanych na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, a także jej zawarcia i wykonania,
  • w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na QGE, wynikającego z przepisów szczególnych prawa pracy,
  • w celu obrony przed roszczeniami lub ich dochodzenia – możemy przetwarzać niektóre dane osobowe podane przez Ciebie, w zakresie w jakim są niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia lub jego braku, w tym rozmiarów poniesionej szkody;
  • w celu wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z RODO;
  • w celach podatkowych, rachunkowych oraz związanych z ubezpieczeniem społecznym.

3. CZY MASZ OBOWIĄZEK PODAĆ SWOJE DANE OSOBOWE?

Twój udział w procesie rekrutacyjnym jest dobrowolny. Zgodnie z art. 221 pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) imiona rodziców,
3) datę urodzenia,
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5) wykształcenie,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Jeżeli uważasz, że przekazanie innych niż wymienionych powyżej danych osobowych (np. informacje dotyczące Twoich zainteresowań, dodatkowe dane kontaktowe itp.) pozwoli nam lepiej ocenić Twoją kandydaturę, możesz je także przekazać. Jest to jednak całkowicie dobrowolne i nie jest wymogiem ustawowym lub umownym oraz nie stanowi warunku zawarcia umowy o pracę. W takim wypadku prosimy jednak, abyś w dokumentach rekrutacyjnych zamieścił swoje oświadczenie z wyrażeniem zgody na przetwarzanie tych dodatkowych danych osobowych w procesie rekrutacji.

4. JAK COFNĄĆ ZGODĘ?

Aż do chwili rozpoczęcia pracy możesz cofnąć każdą zgodę udzieloną QGE związku z przetwarzaniem danych osobowych bez ponoszenia konsekwencji. Wystarczy skorzystać z opcji cofnięcia zgody zamieszczonej na naszej stronie internetowej lub wysłać e-mail na adres: rodo@quad.eu lub pismo z Twoim żądaniem pocztą tradycyjną na adres: Quad/Graphics Europe Sp. z o.o., ul. Pułtuska 120, 07-200 Wyszków z dopiskiem:„Dot. ochrony danych osobowych”. Wolę cofnięcia zgody można wyrazić w dowolny sposób, jedynym warunkiem jest, aby dotarła ona do naszej wiadomości. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania Twoich danych przed jego dokonaniem, tzn. do momentu cofnięcia zgody przetwarzanie Twoich danych przez QGE jest legalne.

5. KTO MOŻE BYĆ ODBIORCĄ TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

Przekazujemy Twoje dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

  • Spółce matce tj. Quad Graphics INC z siedzibą w Stanach Zjednoczonych w mieście Sussex (N61 W23044 Harry’s Way Sussex, WI 53089).

Nasza firma macierzysta Quad Inc. ma siedzibę poza obszarem Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Ze względu na posiadanie wspólnych systemów informatycznych oraz umieszczenia części infrastruktury IT (np. serwerów) w USA, nie możemy uniknąć przekazywania Twoich danych poza terytorium EOG. Zadbaliśmy, aby odbiorcy Twoich danych osobowych dawali gwarancje wysokiego stopnia ochrony danych osobowych. Gwarancje te wynikają w szczególności ze stosowania wiążących reguł korporacyjnych lub standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (UE).

  • Firmom IT, dostarczającym oprogramowanie

Przekazujemy Twoje dane osobowe dostawcom usług oraz oprogramowania IT, z których korzystamy przy prowadzeniu rekrutacji. Przetwarzają oni Twoje dane osobowe wyłącznie na nasze polecenie i wyłącznie w celu wsparcia postępowania rekrutacyjnego. Korzystamy jedynie z dostawców, którzy gwarantują pełne bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych.

  • Organom państwowym

Udostępniamy Twoje dane osobowe, jeżeli zwrócą się do nas o to uprawnione organy państwowe, w szczególności jednostki organizacyjne prokuratury, Policja, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

6. JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY TWOJE DANE OSOBOWE?

O ile nie skorzystasz wcześniej ze swoich uprawnień opisanych w pkt 7 poniżej, Twoje dane osobowe przetwarzane będą przez nas przez czas trwania rekrutacji oraz przez trzy lata po jej zakończeniu. Dane osobowe mogą być przechowywane dłużej jedynie w szczególnych przypadkach np. jeżeli przedłużenie okresu przetwarzania Twoich danych osobowych ma na celu wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na QGE jako administratorze, dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny do wypełnienia tego obowiązku.

7. JAKIE SĄ TWOJE PRAWA Z ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

Zapewniamy realizację Twoich uprawnień wskazanych poniżej. Możesz realizować swoje prawa przez zgłoszenie żądania do naszego pracownika odpowiedzialnego za ochronę danych osobowych drogą mailową: rodo@quad.eu lub pocztą tradycyjną pod adresem: Quad/Graphics Europe Sp. z o.o., ul. Pułtuska 120, 07-200 Wyszków z dopiskiem: „Dot. ochrony danych osobowych”.

1) PRAWO DO SPRZECIWU WOBEC WYKORZYSTANIA DANYCH

Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec wykorzystania Twoich danych osobowych.
Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny i nie będziemy mieli innej podstawy prawnej do przetwarzania Twoich danych osobowych, usuniemy Twoje dane, wobec wykorzystania których wniosłeś sprzeciw. Podstawa prawna: art. 21 RODO

2) PRAWO DO USUNIĘCIA DANYCH („PRAWO DO BYCIA ZAPOMNIANYM”)

Masz ma prawo do żądania usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych. Masz prawo żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli:

  • wycofałeś określoną zgodę, w zakresie w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o Twoją zgodę;
  • Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane;
  • wniosłeś sprzeciw wobec wykorzystywania Twoich danych w celu prowadzenia statystyki korzystania ze strony internetowej;
  • Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Pomimo żądania usunięcia danych osobowych, w związku z wniesieniem sprzeciwu lub wycofaniem zgody, możemy zachować pewne dane osobowe w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów, np. w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających z prawa pracy lub dla celów obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub ich podnoszenia. Podstawa prawna: art. 17 RODO

3) PRAWO DO OGRANICZENIA PRZETWARZANIA DANYCH

Masz prawo do żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych. Jeżeli zgłosisz takie żądanie, do czasu jego rozpatrzenia uniemożliwimy Ci korzystanie z określonych funkcjonalności lub usług, z których korzystanie będzie się wiązało z przetwarzaniem danych objętych żądaniem. Masz prawo do żądania ograniczenia wykorzystania Twoich danych osobowych w następujących przypadkach:

  • gdy kwestionujesz prawidłowość swoich danych osobowych; gdy przetwarzanie Twoich danych jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia danych zażądasz ograniczenia ich wykorzystania;
  • gdy Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których je zebraliśmy lub wykorzystywaliśmy, ale są one potrzebne Tobie w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • gdy wniosłeś sprzeciw wobec wykorzystania Twoich danych – wówczas ograniczenie następuje na czas potrzebny do rozważenia, czy – ze względu na Twoją szczególną sytuację – ochrona Twoich interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, przetwarzając Twoje dane osobowe. Podstawa prawna: art. 18 RODO

4) PRAWO DOSTĘPU DO DANYCH

Masz prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, masz prawo:

  • uzyskać dostęp do swoich danych osobowych;
  • uzyskać informacje o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania Twoich danych lub o kryteriach ustalania tego okresu, o prawach przysługujących Ci na mocy RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską;
  • uzyskać kopię swoich danych osobowych. Podstawa prawna: art. 15 RODO

5) PRAWO DO SPROSTOWANIA DANYCH
Masz prawo do sprostowania (jeżeli są nieprawidłowe) i uzupełnienia podanych przez siebie danych osobowych (jeżeli są niekompletne). Podstawa prawna: art. 16 RODO

6) PRAWO DO PRZENOSZENIA DANYCH
Masz prawo otrzymać swoje dane osobowe, które nam dostarczyłeś, a następnie przesłać je do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych. Masz również prawo żądać, by dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe. Twoje dane osobowe wyślemy w postaci pliku w formacie powszechnie używanym, nadającym się do odczytu maszynowego i pozwalającym na przesłanie otrzymanych danych do innego administratora danych osobowych. Podstawa prawna: art. 20 RODO

8. W JAKI SPOSÓB DBAMY O BEZPIECZEŃSTWO TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych osobowych. Traktujemy bardzo poważnie kwestię bezpieczeństwa Twoich danych dlatego stosujemy między innymi szyfrowaną transmisję danych (SSL) podczas rejestracji i logowania do konta Użytkownika. Zapewnia to ochronę identyfikujących Cię danych oraz znacząco utrudnia przechwycenie dostępu do Twojego konta przez nieupoważnione systemy lub osoby. Twoje dane są przechowywane w hostingu w chmurze obliczeniowej na podstawie umów powierzenia danych osobowych. Kopia bezpieczeństwa danych jest wykonywana cyklicznie i przechowywana na dyskach serwera znajdującego się w siedzibie naszej firmy. Dostęp do Twoich danych w naszej firmie mają tylko pracownicy upoważnieni, którzy mają nadane uprawnienia do dostępu. Pozostali pracownicy nie posiadają dostępów do Twoich danych.

9. GDZIE MOŻESZ WNIEŚĆ SKARGĘ NA PRZETWARZANIE TWOICH DANYCH OSOBWYCH PRZEZ QGE?

Skargę możesz wnieść do organu nadzorczego. Obecnie takie skargi kierować można do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Chcielibyśmy jednak zaznaczyć, że wkrótce właściwym organem nadzorczym w tej kwestii może być Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. JAK SKONTAKTOWAĆ SIĘ Z NASZYM PRACOWNIKIEM ODPOWIEDZIALNYM ZA OCHRONĘ DANYCH OSOBOWYCH?

Można to zrobić e-mailowo pod adresem: rodo@quad.eu lub pocztą tradycyjną pod adresem: Quad/Graphics Europe Sp. z o.o., ul. Pułtuska 120, 07-200 Wyszków z dopiskiem: „Dot. ochrony danych osobowych”.